Реклама оплачена, кампании работают, а бухгалтер спрашивает акты. Где их взять, почему они ещё не пришли и что делать, если вместо акта в почте только чек?
Вопросы о бумагах возникают почти у каждого предпринимателя в первый месяц работы с рекламой. Ответы разбросаны по справкам двух сервисов: рекламного кабинета и Яндекс Баланса.
Собрали всё в одном месте. Разберём, какие документы Яндекс Директа получает организация, когда они приходят, где их найти в новом интерфейсе Баланса и какие ошибки задерживают закрывающие на месяцы.
Коротко:
- Яндекс работает по договору-оферте: оплата счёта означает её принятие, подписывать ничего не нужно.
- Закрывающие получают только ИП и юрлица. Физлицо получает кассовый чек.
- По оферте приходит УПД, по договору — акт и счёт-фактура.
- Электронные копии рассылаются трижды в месяц, оригиналы — через 3–5 рабочих дней после них.
- Все счета, закрывающие и акты сверки лежат в Яндекс Балансе.
Договор с Яндексом: оферта вместо подписи
Многие ждут договор, который нужно подписать и вернуть. В рекламном кабинете Яндекса так не работает.
Отношения строятся на договоре-оферте. Это публичное предложение с полной юридической силой, которое не требует двустороннего подписания.
Счёт, который вы оплачиваете, — неотъемлемая часть оферты. Оплата счёта считается её акцептом, и с этого момента договор вступает в силу по Гражданскому кодексу.
Текст оферты опубликован в разделе правовых документов Яндекса. Перед первой оплатой стоит его прочитать: там описаны порядок расчётов, возврат неизрасходованного остатка и ответственность сторон.
Номер договора появится в счёте и в закрывающих. Его бухгалтер укажет в учёте.
Кто может получить закрывающие
Всё зависит от того, кого вы указали плательщиком при первой оплате.
- Индивидуальный предприниматель — получает полный комплект для учёта.
- Юридическое лицо — тоже получает полный комплект, а при ЭДО — в электронном виде.
- Физическое лицо — получает только кассовый чек на почту. Акт и счёт-фактуру Яндекс частным лицам не выдаёт.
Если вы планируете учитывать рекламу в расходах бизнеса, плательщиком с первого дня должна быть организация или ИП. Подробно о выборе типа плательщика — в статье о регистрации в Директе.
Какие документы формирует Яндекс
Набор бумаг зависит от формы расчётов: по оферте или по отдельному договору. Яндекс формирует их автоматически, запрашивать ничего не нужно.
Счёт на оплату
Счёт выставляется при пополнении. Его электронная копия доступна в Балансе сразу после выставления — бухгалтер может скачать её и провести платёж.
Оплатить счёт нужно с расчётного счёта того плательщика, на которого он выставлен. Если заплатить с другого ИНН, платёж придётся разыскивать. Подробнее о способах оплаты — в статье о пополнении баланса.
Универсальный передаточный документ
При работе по оферте вместо акта и счёта-фактуры приходит УПД. Он формируется по окончании расчётного периода на фактически израсходованную сумму.
Обратите внимание: в УПД попадает не сумма пополнения, а сумма, которую реально списали за показы и клики. Остаток на счёте остаётся авансом.
Акт и счёт-фактура
Если вы работаете по договору, приходят два документа: акт об оказанных услугах и счёт-фактура. Они формируются после того, как услуги по выставленному счёту оказаны полностью.
Если к концу месяца деньги по счёту израсходованы не до конца, Яндекс формирует промежуточный акт и счёт-фактуру на сумму услуг за этот месяц. Плюс — авансовый счёт-фактуру на остаток.
Акты и счета-фактуры оформляются отдельно по каждому счёту и на того плательщика, на которого счёт выставлен.
Авансовый счёт-фактура
Этот документ подтверждает получение предоплаты. В графе с описанием услуги будет указано «Аванс по счёту» и номер счёта.
Сумма — фактическая сумма оплаты. Если вся оплата израсходована в том же календарном месяце, авансовый счёт-фактура не выставляется.
Что не указывается в документах
В актах и счетах-фактурах нет номеров и названий кампаний. Если бухгалтеру нужно распределить расходы по направлениям, берите данные из статистики кабинета или Мастера отчётов — в бумагах их не будет.
| Документ | Когда появляется | Где найти |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | Сразу при пополнении | Баланс → Документы → Счета |
| УПД | По окончании расчётного периода | Баланс → Документы → Закрывающие документы |
| Акт и счёт-фактура | После оказания услуг по счёту или в конце месяца | Там же |
| Авансовый счёт-фактура | В течение 7 рабочих дней после закрытия периода | Там же |
| Акт сверки | Через несколько часов после заказа | Баланс → Акты сверки |
| Кассовый чек | После оплаты частным лицом | Электронная почта |
Когда приходят закрывающие
Многие статьи в выдаче до сих пор пишут о рассылке раз в неделю по вторникам. Сейчас график другой: по справке Яндекса электронные копии отправляются трижды в месяц.
- Сформированные с 1 по 15 число — рассылаются 16 числа.
- Сформированные с 16 по предпоследний день месяца — в последний день месяца.
- Сформированные в последний день месяца — не позднее 7 рабочих дней после окончания отчётного периода.
Если дата отправки выпадает на выходной, письмо придёт в ближайший рабочий день.
Бумажные оригиналы
Оригиналы с подписями и печатями — счета, акты, счета-фактуры и УПД — отправляются в течение 3–5 рабочих дней после электронной рассылки.
Ждать бумагу для отчётности не обязательно. Электронные копии полностью соответствуют оригиналам: номер, сумму и дату можно брать из письма.
Куда приходят
Письма уходят на электронную почту, а бумага — на адрес для корреспонденции из карточки плательщика в Балансе. Если адрес устарел, оригиналы будут возвращаться отправителю.
Отдельная история — арендованный юридический адрес. Если почту по нему никто не забирает, документы теряются. Укажите в карточке адрес, где их реально получат.
Электронный документооборот
Если организация подключила ЭДО, все документы доступны только в системе электронного документооборота. Рассылка по почте и бумагой прекращается.
Для бизнеса с ежемесячными расходами на рекламу это самый удобный вариант: документы приходят с электронной подписью, их не нужно сканировать и хранить в папках.
Где найти документы в Яндекс Балансе
Вся история расчётов хранится в сервисе Яндекс Баланс. В 2026 году у него новый интерфейс: слева меню «Заказы», «Документы», «Акты сверки», «Плательщики» и «Представители».
Счета
Откройте «Документы» → вкладка «Счета». Выберите тип даты — выставления или оплаты — и период, затем нажмите «Найти».
Найденный список можно выгрузить кнопкой «Сохранить в XLS». Это удобно для сверки платежей с банковской выпиской.
Закрывающие документы
Вкладка «Закрывающие документы» рядом. По умолчанию поиск идёт по датам, а «Расширенный поиск» добавляет фильтры:
- номер транзакции;
- номер счёта-фактуры или УПД;
- номер счёта;
- сервис, плательщик и договор;
- валюта и тип оплаты;
- логин субклиента — для агентских аккаунтов.
Если бумажный экземпляр потерялся, в интерфейсе Баланса можно заказать повторную отправку оригиналов.
Если у вас несколько плательщиков
Иногда в одном аккаунте оплачивают с разных организаций: например, ИП и ООО одного владельца. Тогда документы формируются по каждому плательщику отдельно.
При поиске всегда выбирайте плательщика в фильтре — так бухгалтер не перепутает документы разных компаний.
Как получить акт сверки
Акт сверки нужен, чтобы сверить взаиморасчёты и убедиться, что все платежи учтены. Заказывается он в разделе «Акты сверки».
- В меню слева откройте «Акты сверки».
- Справа выберите организацию, номер и срок договора, плательщика.
- Укажите период. Доступен только закрытый период — месяц целиком.
- Нажмите «Ввести почту» и проверьте адрес.
- Нажмите «Заказать».
Акт формируется в течение нескольких часов. Он придёт на почту и будет доступен для скачивания на той же странице.
Обратите внимание на предупреждение вверху страницы. Акт строится по оборотам выбранного плательщика в этом личном кабинете, а не по ИНН. Если ваша компания платит за несколько аккаунтов, в каждом будет свой акт.
Отчёт по взаиморасчётам
Кнопка «Отчёт по взаиморасчётам» показывает картину по всем плательщикам аккаунта за любой период. Укажите даты и нажмите «Вывести». Для бухгалтера есть расширенный отчёт в формате Excel.
Регулярные акты по ИНН
Если нужен акт сверки по всему ИНН, а не по одному кабинету, напишите в клиентский сервис. В заявке укажите номер любого оплаченного счёта или акта, ИНН и периодичность: месяц, квартал или год.
После подтверждения акты будут приходить 15 числа в PDF на почту из карточки плательщика.
Онлайн-акт формируется только для плательщиков, которые переводят деньги в ООО «ЯНДЕКС» (Россия).
Доступ бухгалтера к документам
Бухгалтеру не нужен доступ к рекламным кампаниям — ему нужны только бумаги. Давать ему пароль от основного логина небезопасно: с ним можно изменить настройки или остановить рекламу.
Правильный путь — отдельный логин с ограниченными правами. Как настроить роли в кабинете, мы разобрали в статье о доступе к Директу. В Балансе список людей с доступом виден в разделе «Представители».
Если что-то не получается, документы можно запросить через форму в справке Яндекса. Учтите: специалисты поддержки консультируют только по кампаниям того логина, с которого пришло обращение.
Если вы работаете через агентство или сервис
Когда реклама оплачивается через агентский аккаунт, договор у вас заключён не с Яндексом, а с агентством. Закрывающие тоже выдаёт агентство — по своему графику.
То же с сервисами-посредниками вроде eLama или Click.ru: документы приходят от них, иногда единым комплектом за несколько рекламных систем. Уточняйте сроки в их договоре заранее, особенно если сдаёте отчётность по кварталам.
Другие документы, которые понадобятся в Директе
Закрывающие — не единственные бумаги, с которыми сталкивается рекламодатель.
Документы для модерации
Для рекламы медицинских услуг, финансовых продуктов, алкоголя, образовательных программ и ряда других тематик модерация запросит подтверждение: лицензию, сертификат, свидетельство о регистрации. Их загружают прямо в интерфейсе кабинета.
Без этих документов объявления не пройдут проверку. Подробно — в статьях о модерации и о требованиях к рекламе.
Маркировка рекламы
С 2022 года интернет-реклама в России маркируется. Для объявлений в Директе Яндекс сам передаёт данные в ОРД, но сведения о рекламодателе должны быть заполнены корректно. Подробности — в материале о маркировке.
Подтверждение личности
В 2026 году Яндекс может временно ограничить аккаунт до подтверждения личности через Госуслуги. Это не связано с бухгалтерией, но тоже относится к бумажной стороне работы.
Что делать в такой ситуации — в статье о блокировке аккаунта.
Возврат денег
Для возврата неизрасходованного остатка организации понадобится заявление и реквизиты. Порядок описан в статье о том, как вернуть деньги из рекламного кабинета.
Частые ошибки
- Оплачивать рекламу как физлицо, а потом ждать акты. Их не будет — только чек.
- Платить с расчётного счёта другой компании. Платёж зависнет, документы оформятся не на того плательщика.
- Указывать арендованный адрес, по которому никто не забирает почту.
- Ждать бумажные оригиналы для сдачи отчётности, хотя данные электронных копий совпадают.
- Путать сумму пополнения и сумму акта. В УПД — только израсходованные деньги.
- Заказывать акт сверки за текущий месяц. Доступен только закрытый.
- Давать бухгалтеру главный логин вместо отдельного доступа.
Вывод
Бумажная часть рекламы в Яндексе устроена просто, если с первого дня всё настроено правильно. Плательщик — организация или ИП, адрес в карточке — реальный, а по возможности подключён ЭДО.
Короткий чек-лист перед первой оплатой:
- плательщик — ИП или юрлицо, а не частное лицо;
- ИНН и реквизиты в карточке совпадают с расчётным счётом, с которого будете платить;
- почтовый адрес — тот, где корреспонденцию действительно забирают;
- электронная почта — ящик бухгалтерии, а не личный;
- если есть ЭДО — подключён до первого закрывающего периода.
Тогда счета, УПД и акты сверки сами приходят по графику и лежат в Балансе. Бухгалтеру остаётся только их скачать.
Если же документы потерялись или пришли не на того плательщика, разбираться придётся через поддержку, и это займёт время. Проверьте данные плательщика до первой оплаты — это пять минут, которые экономят недели переписки.
Хотите, чтобы реклама работала, а отчёты были прозрачными? Мы возьмём на себя настройку рекламы под ключ или проведём аудит текущих кампаний.
